April 29, 2007

分享 時間管理

一篇時間管理的文章
對付“十大時間竊賊”最重要的措施之一是要減少你浪
費掉的時間。時間管理學研究發現,人們的時間往往是
被下述十大“時間竊賊”給偷走的:
(1)找東西。

據對美國200家大公司職員做的調查顯示,公司職員每年
都要把6周時間浪費在尋找亂放的東西上面,這意味著他
們每年要損失10%的時間。對付這個時間竊賊,有一條最
好的原則不用的東西扔掉不扔掉的東西分門別類保管好。

(2)懶惰。

對付這個“時間竊賊”的辦法是:
A.使用日程安排簿;
B.在家居之外的地方工作;
C.及早開始。


(3)時斷時續。

研究發現,造成公司職員浪費時間最多的是幹活時斷時
續的方式
。因為重新工作時,這位職員需要花時間調整
大腦活動及注意力,才能在停頓的地方接下去干。

(4)一個人包打天下。
提高效率的最大潛力,莫過于其他人的協助。你可以把
工作委托給其他人,授權他們去做,這樣每個人都是贏
家。授權給別人,同時也要給他們完成任務所需要的條件。

(5)偶發延誤。

這是最浪費時間的情況,要避免這種情況出現,唯一的
辦法是預先安排工作。事前有準備,利用好偶發的延誤,
你能把本來會失去的時間化為有用的時間。

(6)惋惜不已或白日做夢。
老是想著過去犯過的錯誤和失去的機會,唏噓不已,又
或者空想未來,這兩種心境都是極浪費時間的。

(7)拖拖拉拉。
這種人花許多時間思考要做的事,擔心這個擔心那個,
找藉口推遲行動,又為沒有完成任務而悔恨。在這段時
間裡其實他們本來能完成任務而且應轉入下一個工作了。

(8)對問題缺乏理解就匆忙行動。
這種人與拖拉作風正好相反,他們在未獲得對一個問題
的充分資訊之前就匆忙行動,以致往往需要推倒重來。
這種人就必須培養自己的自制力。

(9)消極情緒。
消極情緒使人失去幹勁,工作效率下降。對人懷有戒心
、明爭暗鬥、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。
這就必須進行自我心理調適,培養積極心態。

(10)分不清輕重緩急。

即使是避免了上述大多數問題的人,如果不懂得分清輕
重緩急,也達不到應有的效果。區分輕重緩急是時間管
理中最關鍵的問題
,所以,我接下來多花一點篇幅來說
明這個問題。

時間管理學家認為區分輕重緩急是時間管理最關鍵的技
巧。許多人在處理日常事務時,完全不考慮完成某個任
務之後他們會得到什麼好處。這些人以為每個任務都是
一樣的,只要時間被工作填得滿滿的,他們就會很高興。
或者,他們願意做表面看來有趣的事情,而不理會不那
麼有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務和責
任按重要性排隊,確定主次。
在確定每一天具體做什麼之前,要問自己一個問題:
做什麼事最重要?
你應該遵循一個非常重要的原則:
在精力最旺盛的時候做最重要的事
什麼是最重要的事?
能給你帶來最高回報的事,最能幫助你實現目標的事
。假如你的目標是在下一個月的銷售額為10萬元,你就
要時時刻刻提醒自己:在我精力最旺盛、頭腦最清醒的
時候抓緊搞促銷,而不是搓麻將、玩電腦遊戲、踢足球。

除了上述十大“時間竊賊”之外其他常見的“時間竊賊”
還有:承諾太多,喜歡開會,夸夸其談;門戶大開,
     迎來送往;家務繁雜,應酬過多等等


下面是充分利用時間的一些技巧:

  ——做好協調,工作分流

  ——在處理重要而耗時的事務中感到厭倦時,
       改而處理其他雜務,既可 
節省時間,
       又能轉換心情


  ——不浪費零碎時間利用零碎時間處理雜務延
       遲用餐時間以免擁擠等


  ——採取比較簡單的生活方式,處理好工作與
       生活的矛盾


  ——盡量減少不必要的對外應酬,必須應酬時
       設法節省應酬時間


  ——充分運用上下班的搭車時間
      (如車上想問題等)


  ——每天列出目標清單
每天晚上睡覺之前,拿出一張紙,把你明天要達成的目
標記下來,不能少於6個,按重要程度編上號碼。早上
一起床,馬上著手達成第一個目標,等到第一個目標達
成後,然後開始想辦法實現第二個目標。如果有一個目
標要做一整天,也沒關係,只要它是最重要的工作,就
堅持做下去。以上這個方法做起來很簡單,而且對提高
工作效率非常有效。它是美國現代公關之父艾維·李賣給
伯利恒鋼鐵公司總經理西韋伯的提高效率的一種思維方
法,據說這個簡單有效的方法價值百萬。
我在很早以前就從報紙上看到這個賣思維的案例,可是
由於我對這種“雕蟲小技”不屑一顧,因而一直沒有使
用。最近我看到這個案例後,我決定試試,結果不做不
知道,一做嚇一跳!它太棒了!!
首先,它可以讓你每天過得很充實,不會無所事事。
你想想看,每天你要達成6個目標,如果不動腦子仔細
想想,還真想不出來。等你花費一番心思想出來了,寫
在紙上,你還得給這些目標排次序。你得考慮哪件事情
重要,哪件事情不那麼重要;哪件事情要先做,哪件事
情後做。等你把這項工作完成後,你心中就繃緊了一根
弦你時刻就得為完成目標而忙碌你是不是過得很充實?
其次,目標清單能夠給你一些明確的任務,不會讓你做
一些無聊的事情而浪費時間;而且它還能夠讓你分清輕
重緩急,做事情有計劃,不會像無頭蒼蠅一樣到處亂撞
,從而極大地提高你的工作效率。
如果你能夠堅持這樣做一個月,我相信你一定能夠養成
一個良好的習慣,你也會越來越有成就感。只要你堅持
做下去,你一定會離成功越來越近!
人生就是一張單程車票,應該讓它奔馳得最快最遠。
我們必須有效地利用時間,因為我們不能保證自己在
地球上還有多少時間

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