January 20, 2005

寫在離職後....工作甘苦談

有多少的秘書,在離職時還要寫自己對於這份工作的感受?
我想這也就是我的工作與一般的「秘書」間最大的不同點吧――需要更多的「感受」與「自我」!


《緣分的開端》
在九十學年度上學期,是我與教授結緣的開始,
那年,我選修了教授在大學國貿系所開立的「觀光概論」,
還記得開學第一堂課,
教授的「下馬威」與嚴肅的教條不知嚇走了多少只求輕鬆拿取學分的學生們,
讓班上人數從一開始的5、60個人只剩20人左右,
這對習慣課堂上總是一大群人的我們而言,
就是一個震撼了;
課堂上,教授以輕鬆詼諧的口吻、嚴謹的教學態度,
藉著「每日一句」、「觀光紀念品研發」的課程內容,
一步步地引導我們勇敢地說自己的感受、尋找自己的興趣……
也就是「做自己」!
這對廿多年來自懂事以來總是聽師長們的話、迎合長輩期盼的我,
可說是留下人生不可抹滅的衝擊與反思……,
也因為如此,當課堂接近尾聲,
教授為了寒假時的農場規劃輔導工作在徵選助理時,
我便與班上的女同學靜一同去應徵了!
很幸運的,我和靜的「文書資料及物品整理能力」被教授所青睞,
因此就被選為助理的一員。
除了我們,還有其他六位同學一塊被甄選為寒假助理,
但我與靜是負責後勤聯繫與文書整理工作,
其他六位同學則是在第一現場(也就是農場)負責勘查並提出創意規劃構思!

現在回想起來,我與靜是在非常安靜地時空中渡過整個寒假,
除了偶爾六位身處前線的同學打電話回來尋求支援、協助外,
我們就是剪剪報、整理文書、與教授圍爐討論……,
我想這是我擔任教授助理一職以來最安靜的一段日子吧!
我們的打工隨著開學而結束,
但由於我有選修教授下學期的課程,因此還是與教授保持著一定的互動!


《歪打正著的過程》
由於我從大學三年級時便打定主意不念研究所,
所以並沒有參加補習課程,但對於未來的方向還是茫茫然,
因此當我在畢業前夕,看到學校推廣部的秘書課程時,我便興致勃勃地報名了!
那時教授表示,師丈(以下稱為「老師」)剛好有一些文章需要人幫他打字、整理,
問我有沒有興趣?
我想了想,利用上課之餘,賺點零用錢,其實也不錯,
因此便開始幫老師打字。
但這時候我並沒有要把此當作正職來看待,完全是抱著打工的心態!
由於當時秘書班是一整天的課程,所以通常是將老師的文件草稿拿回家打字。
隨著秘書課程的結束,我一方面沒找到喜歡的工作,
一方面也覺得之前的文書處理工作做得蠻得心應手,
便正式到老師的辦公室上班,
幫他整理相關文書、文件,
其實當時對於教授的工作尚未接觸,還不十分了解。

當暑假接近尾聲,我才慢慢開始幫教授整理一些教材、教具、聯絡等行政事務,
其實教授的事務很繁雜,而教授又十分急性子,
所以需要員工適時主動回報,
我想這是我與教授間最大的不同與在工作的兩年半期間內一直在做調整與配合的地方吧!
在這段期間,我經常與教授談論到有關「未來」的走向!
當時教授也正在尋找其在農業界的「轉型方向」,
於是我們便約定以年底為限,屆時要提出結論,我們決定往哪走……。
但隨著約定的日子一天天逼近,我們的工作量也一天天加重!
時屆年底之際,我們卻因為正好前往台東出差,進行現場輔導、規劃的工作,
而將這個約定忘得一乾二淨,而我也因此就這樣待了下來!


《我的兩位寶貝老闆》
在擔任教授秘書與老師助理的工作近三年來,
兩位老闆的個性、行事風格、工作要求……等,
可以說是完全不同,甚至相反!
因此身為兩位老闆的員工,需要很大的彈性與適應力,
才能在兩位老闆的調教下,獲得最重要的經驗。

大致上來說,老師是個「理直氣壯」的人,
而且嗓門很大,所以經常會讓人覺得他好像在生氣,
但他只是在陳述他的意見與觀感罷了,
而且就算生氣,也只對事不對人。
因此當他講完一通令他生氣的電話時,
不用害怕與他溝通任何工作事項,因為他會馬上換張和顏悅色的臉孔來面對你。

教授則是個「感性、好奇」的人,由於教授非常感性,
又長年受日本教育的薰陶,
所以對台灣的某些情況,會套用日本的狀況而無法理解!
像是台灣不尊重專業人士、總是道聽塗說,
而日本則非常尊重專業且非常認同有實力的人;
台灣不重視收尾的工作,日本則是講究從頭到尾的完美……,
這些在工作上常會碰到的情況,
由於教授的「完美要求」,因此跟在身邊的人往往會很累,
但也從中學到很多!
另外,教授也是個好奇寶寶,所以碰到不懂的問題或有趣的話題,
會不斷地問人、蒐集資料。
因此身為教授的秘書,必須有很好的蒐集與整理能力,
幫她蒐集並整理有趣的東西,日後或許還可編為寫作題材或教材。

教授是個跳躍性思考的人,因此在與教授討論時,
有時其話題、思緒會跳來跳去,
但有時不必太在意,
因為教授是藉由與他人討論的同時,正在整理她的思緒,
故討論的同時,其實就是她思考的過程,
若無法跟上就認真回應並真誠說出自己就她想法的看法即可,
至於有沒有結論或成果,有時不是這麼重要,
因為當討論結束時,
往往教授自己已有一套結論,只是可能那時你還丈二摸不著頭腦吧!

只是這種討論時間往往會很長,
因此若手上有緊急的事務要先處理時,
也需要勇敢地先打斷教授的話語,
先處理完再繼續你們的討論,
但若事務不是太急,那就慢點來吧!
畢竟教授會討論的事情,往往都是舉足輕重的事情,
只是當下看起來沒那麼重要!
一般處理行政事務,往往是拿80﹪的時間在處理不重要但很急的事情,
像是電話、行政聯絡、課程聯絡……等;
而只有5﹪的時間在處理很重要但不急的事情,
例如未來方向、年度計畫……等。
但在教授手下工作,正巧相反,
所以在踏入這個職場前,必須有心理準備,
我們花了很多時間在討論,當然偶爾也會出差,
前往農家當地工作,但需要處理的行政事務一直都存在,
所以你必須有很好的體力與耐心,
細細地處理並紀錄,因為你要將工作進度向教授彙報!


《成為教授秘書的秘訣與條件》
由於秘書一職只有一人負責,
所以必須要有單獨工作的能力,
但也因為如此,所以在工作時間與進度上,
有極大的彈性,只要事前說明,
兩位老闆都樂意調整與討論。
其實這份工作吸引人的地方在於有很多的衝擊與發現,
在工作中、與他人交流中,有很多從未碰過、從未想過的念頭,
就在彼此的撞擊的火花中一一浮現!
然有得必有失,其實也不算「失」,
說到底,只是身為員工應有的責任與態度!
兩位老闆不論是在工作進度上或工作時間上,
都給予員工極大的彈性與緩衝,
越是如此,員工更該秉著職業道德與良心,
負起責任,為自己的職業生涯寫上完美的一筆紀錄!

對於這樣的工作,我認為員工應有下列能力與個性特質:
【能力】
1.電腦文書處理與上網能力
(Window XP、Word、Powerpoint、Excel、Outlook Express、IE)
2.打字能力:中文、英文與日文(外文不太懂沒關係,初級程度即可)
3.溝通、表達、討論能力
4.文書、物品之整理收納能力
【個性特質】
1.可單獨作業
2.細心、耐心、專心
3.誠懇、負責任、肯學習
其實,想要成為兩位老闆願意栽培、共事的員工還真沒有這麼困難!
我想只要肯吃苦、虛心學習,
很多能力都是後天可培養出來的!
但是有一點我認為非常重要,
不僅是對於這份工作,對於人生每件事情都該如此:
高度的忠誠、職業道德、良心與責任感,或許這才是每位老闆的第一考量吧!


《感謝與不捨》
由於個人再進修的因素,將告別這相處三年的工作環境,
心中十分感謝兩位老闆在這段期間內的傾囊傳授,
因此兩位老闆的信任與容許,
讓我在一畢業的茫然無知的情況下,
容許我在這一路上可以錯誤百出、可以跌跌撞撞……,
也因此培養出像是一家人的情感與牽絆!
雖然心中多有不捨,但我相信離開是為了下次的聚首,
希望下次的相聚,我們會擦出更多、更棒的創意與火花!

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  • 1樓

    1樓搶頭香



    了不起,我想我怎樣也寫不出這樣的文章吧。
    基本上我是很支持妳出國進修的,趁著自己還年輕沒有包袱,出去看看世界吧。

  • 怪小子 at January 29, 2005 12:11 AM comment
  • 2樓

    2樓頸推

    呵呵.....
    謝謝鼓勵.....
    被老闆逼著寫的.....
    我可是想了好久,本想從一開始接觸直至離職間的小故事串連而成,
    但似乎太多了,而且也似乎離題過遠,
    而且也累了,有很多事情不願說也不願再回想了,
    所以就寫成這樣囉......

  • millyooo at January 31, 2005 09:07 AM comment | prosecute
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