July 16, 2008

快速編製合併報表的基礎工作:統一會計編碼或對照表

合併報表亦即整合兩家以上之獨立法律會計個體,整合成一個經濟會計個體。兩家以上之會計個體,平時帳務是各自獨立,僅於特定期間時,才將其帳務整合,分析出『合併交易』,再依控股比例『沖銷』損益或權益,產生『少數股權』,以達成『單一經濟體』之合併報表。

既然涉及『兩個以上之會計個體』,其平時帳載所使用之會計科目,可能就有差異。例如出差旅費,有的公司細分定義出國出差才屬出差旅費,台灣境內的出差,幾乎當日往返,則以『交通費』列示;但同樣是出差性質,表達帳載科目卻不同。

其次,即使是相同會計科目,編碼或歸屬也不盡相同。如,台灣母公司的出差旅費,屬製造性質的可能編號為5512,銷售費用的出差旅費編號為 6112,管理費用出差旅費編號為 6212,研發費用出差旅費編號為 6312;也有不規則編碼製銷管研分別編碼5505,6107,6212,6325;大陸則將製造費用訂為5500,出差旅費則訂為製造費用之明細科目,編碼則為5500-12。歐洲國家可能會計科目採六碼制或不定長度…,國情、觀念與習慣不同,自然造成會計編碼之差異。

不同的會計編碼模式,帳務整合就需人工一一比對,不但曠日費時,更易造成人為之疏忽,而影響財務報表的允當表達,造成會計品質之隱憂。故會計電腦化已是時代潮流與趨勢,合併報表的電腦化當然更沒有理由,抗拒這個電腦化的潮流。

所以即使採用最基本EXCEL當為電腦化的工具編製合併報表,首先必須統一集團企業內各個會計個體的『會計科目編碼』,或『統一會計科目對照表』,才能加速合併報表的電腦化動作,提高編制績效。

透過ERP統一會計科目之能性
若全集團強迫採用相同的ERP系統,若是產業屬性相仿,或採用昂貴高價的ERP系統…,強迫所屬之集團企業全部統一會計編碼,則同省份、同國家、同產業或許抗爭與後遺症還好;相反的,不同產業製造、銷售、勞務...的主要營業收入均編為相同科目,可能會導致科目與各種比率分析的誤導;或針對當地稅務須採當地法令的編碼與財務會計編碼完全分離的猶如兩套帳模式,徒增會計成本與風險。若強迫不同國情的會計人員削足適履地套用不合當地觀念的編碼模式,造成會計人員不適應與無謂的抗爭與怠工,易產生負面效應,將隱藏太多看不見的會計成本。

再者,新併購的子公司個體,併購當天不可能就馬上轉換ERP系統,更不可能停滯等集團ERP架構好,再補登錄於集團ERP系統裡;也不可能把併購前的會計資料,重新輸入到集團的ERP系統內。畢竟現在的合併是以股權的持有為主,並非真正從零到有新創立的子公司,故投資持股是一段期間、也可能是一段決策的成果,當持股到達50%或具實質控制權都是一段長時間的醞釀成果,也可能一夕之間又減少持股或失去實質控制權;所以集團採用相同ERP系統應該是在產業屬性相同、穩定控股之前提下,才是思考的解決方案,但不是最佳或最通用之方案。

統一會計科目編碼的對照表
尊重公司集團企業內的各會計個體為獨立之營運單位,母公司僅基於輔導與整合之立場,並不改變各自獨立經營之事實,僅基於集團之共同利益與績效衡量,必須為必要性之政策指導,降低集團運作之無效率與提升整體競爭力之集團共識與方向。

因此,統一集團與各聯屬企業間之會計科目對照表,並保留各聯屬企業擁有其自己使用的會計科目編碼,既不影響各聯屬企業帳務處理之延續性與獨立性,更不會影響帳務處理之實體程序與情緒反應,此為兩全其美且成本最低的替代作法。

但是集團與聯屬企業間會計科目編碼統一對照表之製作,確實需要花費一次痛苦的工夫。此可分兩層面討論。第一為首次編制對照表,其次為新增會計科目編碼之統一程序。

首次編制會計科目統一對照表之應考慮問題
集團與聯屬企業若同屬一個國家的企業,則會計文化相同、會計處理習慣觀念相同、所使用文字、電腦內碼編碼相同、…在處理對照表時,其步驟如下:
1.核對相同會計科目編碼,是否為相同會計科目名稱。
2.處理相同會計科目編碼,但會計科目名稱不同與會計科目名稱相同但會計科目的含義與定義不同者。
3.處理會計科目名稱相近,但會計科目編碼不同,與會計科目定義相近而會計科目編碼不同之會計科目
4.就會計科目編碼與會計科目名稱不同,逐一了解其意義與定義後,再分別填入對照表中,完成會計科目對照表之工作。

其次,若是不同國家,如子公司在中國大陸,則會計文化類似、會計處理習慣觀念相似、所使用文字與電腦內碼編碼則有較大差異、…在處理對照表時,更須細加思索,避免對照錯誤,科目分類錯置,以免影響後續所有報表編制與分析。
因為相同會計科目編碼,是否即為相同會計科目名稱或定義,顯然其可能性會降低;因此,在處理相同會計科目編碼,但會計科目名稱不同與會計科目名稱相同但會計科目的含義與定義不同的比率必定會更增加。其次,才處理會計科目名稱相近,但會計科目編碼不同,如,製造費用台灣之會計類別為55,大陸為會計科目5500,其內含的會計科目,製造費用-交際費在台灣為5512,在大陸則定為明細科目5500-12;故其會計科目定義相近但會計科目編碼不同之會計科目筆數必定增加與花費一一比對之時間與成本亦必增加;最後,就會計科目編碼與會計科目名稱均不相同的項目,則須一一了解聯屬企業之會計科目定義後,再分別填入統一之會計科目對照表中,完成會計科目對照表之工作。

若是不同洲別、不同文化、不同文字、不同電腦內碼的聯屬企業。則除會計科目編碼為數字外,其餘電腦均無法提供便捷之協助,則有賴採取人工模式,一一比對後,才能完成會計科目統一之對照表,其所耗費之人工與會計成本相對必然較高。

後續維護會計科目統一對照表之制度設定與管理
完成會計科目統一對照表後,並不代表所有聯屬企業的會計業務就畫上休止符;而應強調聯屬企業因集團結合產生更大之經濟效益,集團所有成員之業績與拓展均能蒸蒸日上;所以,會計作業除了傳票張數之增加外,亦可能帶動『會計科目』複雜化,所以新增『會計科目』之需求也因應而生…;或因後期法律環境變遷、經濟分工決策之調整、產業競爭力優勢的改變…必需調整會計科目或新增或減少會計科目;若自行調整或新增會計科目後,未及時通知集團母公司,更新『會計科目統一對照表』,則屆至『合併報表』編制時,勢必又產生會計科目無法完全對應,而造成延誤、抓帳、…延誤報表產出績效之情事。故會計科目統一對照表不是一次設定完成,就束之高閣,而是需要及時隨變動並立即更新之最新狀態。但該如何管理呢?應該有何管理機制呢?

類似ISO的DCC(Document Control Center),由專責部門(建議由集團財務部門為權責單位)負責新增或修改會計科目時之唯一修改窗口,此『會計科目統一控管』可確保資料完整性與準確性。
集團母公司編制合併報表時,尚需負責下列三件事情:
1.【統一會計科目表】之建立:統一之會計科目必須跟集團之決策方向與分類一致,如是,統一的會計科目才能發揮集團財報分析的功能,讓會計資訊滿足決策的需求。
2.讓集團每一會計個體的新增與更新都能及時與此【統一會計科目表】建立統一對照之對應關係。
3.要控管本身會計的新增與更新應有統一的標準流程進行更新,本身的會計科目可能等於『統一科目表』,也可能只是其中一家公司的對應關係。

集團的每一會計個體也需要由專人統籌會計科目的新增與修改的流程與核准程序。各個會計個體之會計科目新增或完成修改,於經過核准的同時,應該立即以系統連結更新模式或發電子郵件方式及時通知與協商更新『會計科目統一對照表』,確保會計科目的更新流程無誤與即時完成。
會計科目統一對照表實做技巧,後續將提供『Excel 範例001』。

本文作者:Rich168 http://www.wretch.cc/blog/jacky6066

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Reply
  • 1樓

    1樓搶頭香

    無意間搜尋到您的資料,深表贊同。

    服務的公司也正在進行這樣工作,惟,計畫小組主管並沒有就方向先予確認、再展開您所述、後續的兩
    階段管理法。

    至於您所說了解各國子公司會計科目編碼...只能說只管仍抱持本位主義,「不能配合的子公司就是
    爛」,而沒有真的花時間了解雙邊問題並解決之,以致子公司僅能因為要求而做、沒有主動配合的意願。

    當然我們也有請大所會計師協同進行,會計師也不斷提出「合併系統化」的做法,但會計師畢竟是外部
    人、再怎麼做,如果公司不採納,就是把CASE要達成的目標做完,收完公費即告結束,最終的問題還是
    要公司來扛。

    怎麼說都是人的問題呢。

  • Taco at October 19, 2013 10:12 AM comment | email
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