June 18, 2008

建議合併報表的編製方法

建議合併報表的編製方法:

傳統工作底稿法的環境,係在人工作業環境下發展的作法與邏輯,於現在IT科技精進,ERP系統普遍應用於集團企業的現在,是否還需要囿限於工作底稿的架構呢??人工作業時交易成千上萬筆的企業已是尋常,而現在大企業在ERP系統內運行的交易,超過億、兆筆數者不知凡幾。
手工作業時,憑證必要流至會計部門,會計部門審查憑證合法與合理性後,據以開立傳票(記帳憑證),原則上,所有交易均會流到會計部門,會計部門也允許有足夠的會計專業人員數,處理會計事務;所以,過濾『合併交易』並做成『備忘紀錄』,尚有管道與人力可以完成。但碰到首次取得控制能力的子公司,當期間中已有頻繁之合併關係交易時,會計人員勢必拼命加班、過濾相關、甚至所有交易,找出『合併交易』並做成『備忘紀錄』。交易筆數少、時間充裕,會計人員加班,尚可以辛苦達成任務;但若交易筆數繁多,時間緊迫,人員即使是24小時加班,不眠不休,也不見得能達到目標。此傳統做法所面臨的第一種考驗。
其次,ERP盛行的此時,交易憑證趨於無紙化,交易憑證或縮影或附件於電子傳票後,平時審查時層層核對相關電子表單,並不困難。但若短期內要人工過濾所有電子交易與電子原始憑證,恐怕是不可能做到的,也是不符經濟效益。
人腦對電子表單的印象,也一定沒有手工表單的印象深刻,所以,要憑記憶搜尋所有合併交易,勢必須承擔『記憶不足的風險』,這是傳統作法所面臨的第二大考驗。
再者,現代勞工意識高漲,大陸新勞動合同法頒布,大陸企業成本飛漲20%以上,成本墊高與本書主題無關,但有關的是『勞工意識高漲』。前述會計人員配合加班好像是『理所當然』的會計宿命。但這宿命已被『新勞動合同法』打破,加班給加班費是應該;但嚴重的是,還需看他『加班意願』如何??承辦人員不願加班,還不得強迫加班,不得超時加班…呢!!如是,碰到前述首次取得控制權,合併報告的產出恐怕要胎死腹中了。
基於以上的理由,合併報表實應善於應用IT科技,才能享受科技利益!!

因此,本文將合併報表編制作業分成兩部分討論,分別提出建議與做法。
第一部分為合併分錄過濾作業。傳統作法於已知之合併會計主體,做成『備忘』紀錄,但對『不可預知』的合併會計主體,則無法事前做成『備忘』紀錄。而此兩種情形的會計主體對象,在『ERP的系統』裡,應該都有一個共同的『特點』,就是不管對象是『客戶』、『廠商』、『投資者』或是『投資標的』,ERP 系統均會要求將『交易對象』編號或標籤化,使其成單一與獨特,只要善於利用此獨特之指標,即可過濾其與特定期間與合併交易主體公司間之所有交易明細,該交易明細,是否全部符合『合併交易』定義,只需過濾此清單即可。此工程與全部交易相比,應該已去掉95%~99%比率之無關交易,其負荷比起『逐筆備忘』或『逐筆過濾』已有天壤之別。

第二部分為合併報表編製作業。傳統工作底稿僅列示『沖銷分錄』之過帳結果,其與合併分錄之關係是否已一一相對,其第一年與次年、第三年…之累積關係,往往只有編製者才知道,其因果關係無法呈列,年與年之關係也因累積而造成不可分或不易分割,不僅編製者困難度增加,審閱者往往也陷入迷茫中。

所以,合併分錄若能分年或期別列示,其相對的沖銷分錄亦分別列示,從沖銷分錄之年度間關係容易發現是否計算錯誤、多計或少記、漏記等;更可透過合併分錄與沖銷分錄之相互對應關係,偵查出無法對應或對應不當之沖消或合併分錄。
從上述之說明,不難發現,合併報表編製流程發生有別於傳統模式的大轉變。不再是以『試算表』為主體,而改以原始型態之『交易』分錄為主題。傳統會計分錄→過帳→試算→調整→結帳→編表,到了電腦化後,就只剩分錄→編表兩個作業。在電腦化後還以(試算)表編(財務報)表,那就是走回頭路,未善用電腦功能了。
新的作法,只要找出『合併分錄』,觸發『合併分錄引擎』自動產生『沖銷分錄』,合併報表於焉自動生產。

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