December 13, 2010

9912文章分享-時間管理-戒掉你的加班病(下)

四.人際關係省時法
「溝通良好」就不必加班
當個溝通達人是「零加班」的捷徑
取得理解必能獲的協助
如果你能和大多數的人建立良好的互動關係,當你有任何需要的時候,對方就會主動向你伸出援手。

不佔用他人時間的表達方法
坐個聰明人-結論一句話
不論報告或聯絡任何事項,請務必以「結論一句話」解決。
怎麼說呢?就是「先說結論」。這樣可以避免把一個簡單的結論說的又臭又長。也就是說要簡單扼要。
「A公司這次的案子已經確定暫緩」
「三月二十日以前交貨二十台的案子,我已經搞定了。」
先清楚表明你報告的重點,之後再說明細節。
簡單的說,說話必須要有順序-野就是所謂的「SD說話法」
S:Summay,概要、結論、整理。
D:Detail,細節。

加上一句話,留下好印象
好比說,說話時只要多加上一句話-
「你現在方便講話嗎?」
「張經理,有時間借一步說話嗎?」
或者也可以稍微變化一下-
「聽我說幾句話,好消息喔!」
「經哩,好事一樁,想不想知道?」
聽了這種「加料」的說法,會拒絕聽下去的人恐怕不多,一般人通常是願聞其詳。

擺脫主管的交辦與同事的聚會
因為無法拒絕而導致工作做不完
在一些迫於無奈只能繼續加班的人當中,有許多是不懂得如何向主管說「不」的人。
不過,倘若只說「我沒空」、「我不幹」,這未免太過失禮。更何況,如果對方無法諒解,你的人際關係勢必會隨之亮起紅燈。

變成「拒絕高手」的三個步驟
1.清楚告知你有心協助的意願
2.為主管想出兩個替代方案
3.盡量不談你不幫忙的理由
有些時候必須告知理由。
有些時候則無須特別說明你得理由。
好比說-
「這禮拜我真的不太方便...」
「我這星期實在事情很多...」

有些聚會應立即終止!
和一起加班的同事去喝酒、瞎混。
加班後參加了一場「主管吐槽大會」。
已經染上下班不直接回家的惡習。
參加一些完全不具建設性的聚會。

五.掌握時間的技巧
求快瞎忙解決不了問題
真正的「有效率」
思考工作進行的方式
意思就是要我們訂定行程,計畫工作的流程,從整體來思考所有的工作任務。換句話說,就是在工作速度不變、工作量也相同的情況下,透過認真處理的態度,來大幅縮短所花費
的時間。

改掉「等一下」的壞毛病
「等一下再做」等於「永遠不用做」
一般來說,不是很重要且急迫性較低的工作,我們會認定那是「任何時間處理都無所謂的小事」,優先順序永遠排在後面。
可是結果呢,這類小事往往會因為我們一句話或一個念頭,「等有空在弄」、「等一下在說」、「之後處理就好」,而不斷地一延又延,遲遲不去處理。
根治「等一下」的壞毛病
1.為所有任務設定期限
2.為自己準備小小的獎勵
3.昭告天下
4.事先想像如果未準時完成後果或準時完成的成就感
5.將大型工作分割成小型任務

充分活用工作日誌
應該在工作日誌裡記下「自己應該做的事」
1.掌握整體,一體全觀
2.在空白處記下個人的重要工作
3.製作空檔時間的代辦清單
另外,也應賅儘可能做到「視覺化」

透過日誌實現夢想
把夢想與目標寫在工作日誌上!
當你打開日誌,就等於再次提醒自己,「我有我的夢想,我清楚我的個人目標,我是個有方向感的人,而不是隻無頭蒼蠅」
越清楚的目標就越能夠為自己創造出具體的工作動力。

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