December 13, 2010

9912文章分享-時間管理-戒掉你的加班病(中)

二.提高專注力
兩個關鍵詞:時限與提前
造成加班的最大元凶,就是接近中午的時候心裡會出現的想法:「我本來計畫上午完成所有的工作任務可老是沒有想像中那麼容易,所以只好把工作延到下午。反正下午慢慢來也
還不遲。」
可以看到兩個問題點-
缺乏明確的「時間限制」,也就是「幾點以前非完成不可」的決心。
再不知不覺中已經養成了一種任何事情都可以往後延後推延的「延後習慣」。

「時限」的意思就是「為你所有的工作任務設定時間限制」。這麼做的好處是可以提升你的工作效率,逼著你在一定的時間內完成必須完成的任務。
「提前」在時限的前半段就提前完成大半的工作。
時限是「一天」,請在中午以前提前完成。
時限是「一週」,請在三天內提前完成。
時限是「一個月」,請在十五天內提前完成。
時限是「一年」,請在六個月內提前完成。
這就是所謂的「前半主義」。一旦你在前半期提前達成大半的工作目標,之後你肯定會「樂在工作」,工作起來一定會感覺非常輕鬆愉快,讓你的工作進度越來越順暢,形成一股
「良性循環」,而不斷地創造出更好的績效。

提早完成的人一定是「早起的鳥兒」
脫離夜貓子生活
1.運動
2.讀書或進修-利用工作或進修,提醒自己更上一層樓,確實可以讓人很有成就感。
3.判斷與決策-任何判斷、決策,都應該在早上頭腦最清楚的時候做,如果睡前還想東想西的,其實應該稱之為「煩惱」而非「思考」。
4.計劃工作事項-前一天晚上只需稍稍想一下做粗略的計畫,早上開始工作之前再從頭想一遍,在做實戰的演練。

將「二八法則」應用於工作上
工作集中在上午完成-利用上午完成八成的工作,下午在做完剩餘的兩成工作。
上午用頭腦,下午動身體-每個人應該都有這種經驗:吃完中飯以後昏昏欲睡,甚至全身無力,短時間內精神根本無法集中。於是就在東摸摸、西摸摸當中浪費了許多寶貴的時間,
等到頭腦清醒的時候,時間就已經接近下班。最後只好繼續留守加班。
所以,最理想的時間安排就是-上午動腦,下午外出活動筋骨。

「掌握時間」也是一種工作能力
工作量真有那麼多嗎?
有些人可能會感嘆,「唉,可是我的工作量就是那麼多,根本不可能不加班嘛!」的確,某些時候真的會被突來的業務追著跑,表面上看來,確實像是有一推永遠做不完的工作。
不過值得慶幸的是,故意讓自己「看起來很忙」的人卻意外的多。最常見的問題就是不懂得甚麼叫做「掌握時間」。不清楚一項任務究竟會再何時結束,所以才會「感覺」工作永
遠做不完。
為自己的「工作分類」-哪些是你可以清楚掌握時間的工作,而哪些又是你無法清楚掌握時間的工作?

做到八十分就告一段落
所謂「可以清楚掌握」,絕不是說可以偷工減料或者草草了事。是都能在「盡力完成」的前提下,為自己設定一個清楚的「完成點」。如果用分數來說的話,你不需凡事要求一百
分,八十分就算及格了。
就寫作來說,如果一昧地要求自己拿一百分-
「這個句點不對,應該放在後面。」
「啊,這句怎麼忘了主詞!」
「這裡還是別用對話的方式表達比較好。」
尤其是一些特別講究標點符號位置的「完美主義者」,更該留意這個問題。明明三十分鐘就可以做到八十分及格的程度,而你偏偏要像在高級住宅區裡塗油漆一樣,一遍又一遍地
塗個沒完沒了,最後花了三個小時才完成,這樣每天不加班也難。

透過「自我預約」創造專心時間
別讓工作時間被剝奪
在公司哩,如果能夠完全自主地安排時間,實際的工作時數應該可以減少許多。
可惜事與願違。主管往往會把一大推突發事件強加在我們身上。
或者來了一些不速之客、電話等等。
這些急件、突發事件、臨時公差,幾乎佔據了你一天裡的大部分時間。
我的建議是,你應該儘可能每天設定一段「絕對獨處」、可以專心工作的時間。
「自我預約」不可缺少的工作夥伴
「絕對獨處」的上班時間,就好比是在跟自己「預約」一樣,不過,有一點請特別留意-
一定得事先告知你的「合作夥伴」何時可以聯絡到你。
至於所謂的「合作夥伴」,就是可以請他代接電話、答覆主管疑問的同事。
利用「預約」來約束自我
「自我預約」的內容也可以是個人生活中的「娛樂」
好比說事先跟相約的聚會、約會、看場電影等等,同樣可以安排在你的工作時間表裡。
甚至可以將這些約會訂在非得準時下班不可的時間,如此一來你就不會再加班了。
這樣做的好處是,你會逼著自己非得準時下班不可。心裡會出現一個念頭,「無論如何一定得把工作結束,否則遲到就慘了!」


三.時間運用法
工作前的準備動作
訂定當日工作計畫
如果在開始工作之前只館看報、上網,閒來無事喝杯咖啡,這種「先乾後苦」的做法,其實已經為你埋下了加班的伏筆。

絕不陷溺在「電子郵件風暴」中
「立即回覆」會阻擾工作進度
早晨收信十分鐘
將電子郵件分為A、B、C三個等級。
A級信件立即回覆「一行信」,並將原信繼續留下,完成後再移至「任務完成」資料夾。
固定時間寄信

要戰勝加班,請充分利用空檔
突來的「一片空白」就是空檔時間
拜訪客戶時,秘書小姐可能跟你說:「我門經理正在開會....」然後,你只好待在會客室,腦子一片空白。
又好比說,工作提前結束,突然多出來的二十分鐘,或著因為塞車、捷運誤點而讓你白白空等的時間。
其實,這些空檔時間不是你用不到,只是你沒用心。
所以必須「事前準備想做的事」。事前先想好,等到空檔時間出現時,你就再也不必想「現在該做什麼」,而空檔時間也就不再是空擋了。
列出利用空檔的代辦清單
我們永遠不知道空檔時間何時會出現。因為不見得每天發生,所以絕對不可以列入例行的公事。
事前列出空檔時間工作表的好處是,可以把所有原本可能流失的時間,全部變成有事可做、可以善加利用的時間。

別再讓「時間」浪費你
抽屜裡永遠準備三把剪刀的原因
我們往往因為剪刀被借走了沒還、修正液突然用完了,而不經意地虛耗掉許多時間。
我的建議是,你應該盡量減少「物資短缺」的情形發生。

不可忽略「必要的步驟」
的確,我們應該盡量從生活中剔除掉一些浪費時間的習慣,不過,如果你連一些其實有助於工作的「準備時間」也省略掉,哪可就是矯枉過正了。
例如「簡報之前的預演」。這的確花時間,但這是工作上的「必要步驟」,這跟偷走時間的賊完全不同,更不算是浪費時間。
就「風險管理」的角度來看,不論事前的預演也好,會前的磋商也罷,都是不可或缺的步驟,絕對有其存在的必要。
如果一昧的忽視「風險」考量,萬一真的出了甚麼差錯,補救所花的時間可能是事前準備工作的好幾倍。

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Personal Category: Uncategorized Articles Topic: feeling / personal / murmur
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Reply
  • 3樓

    3樓坐沙發

    (人;´Д`)ゴメンネ

  • 隗雅琪 at April 16, 2013 02:44 PM comment | email Homepage
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